Hoe erg jij je best ook doet om het maximale uit je dag te halen, er zijn altijd wel kleine stoorzenders die in meer of mindere mate je productiviteit verstoren. Zeker op de werkvloer. Een luidruchtig bellende collega, een rommelig bureau of een traag werkende computer.
Eerder al schreven we over hoe de werkplek van de toekomst eruit gaat zien. Alles in het nieuwe kantoor is slim: van een vergaderruimte die zelf alvast een presentatie klaarzet tot sensoren die aangeven waar nog een vrije flexplek is. Alles voor meer productiviteit.
Maar je hele werkplek van sensoren uitrusten doe je niet in een weekendje. Dat wil niet zeggen dat je achterover wilt leunen. Er zijn veel kleine aanpassingen die je nu kan doen om je werkplek efficiënter te maken, zodat jij productiever bent gedurende je dag.
1. Voorbereiding is alles
Interieurdesigner Michel Visser van Perla Kantoorinrichting richt al jaren kantoren in en houdt van een opgeruimd kantoor. “Een clean desk is heerlijk. Je wil dat het hele kantoor een soort visuele rust uitstraalt.”
Timemanagementexpert Julie Morgenstern sluit zich daarbij aan in een stuk in The New York Times. Volgens haar kan je fysieke werkruimte een enorme impact hebben op je productiviteit. Het kan je energie geven of je compleet uitputten, aldus de expert.
Ze geeft dan ook de tip om de laatste tien minuten van je werkdag te besteden aan het opruimen van je bureau. De volgende dag beginnen aan een opgeruimde werkplek heeft een positief effect op je mindset en productiviteit.
2. Skip het industriële bedrijfspand
Een kantoortuin is leuk, maar gaat vaak ten koste van je concentratie. Volgens Visser is de akoestiek van je werkplek van essentieel belang. “Tegenwoordig is het hip om een kantoor te hebben zonder systeemplafond en mét gietvloeren, lekker industrieel. Maar daarbij wordt niet stilgestaan dat het in dit soort ruimtes als snel gaat galmen.”
Je zou geluidswanden tussen de bureaus kunnen plaatsen. “Maar deze moeten niet te hoog zijn, want niemand wil in een callcenter werken”, zegt Visser. Geluidsabsorberende kunst is een oplossing volgens de expert, maar zorg dan wel voor een minimale dikte van vier centimeter.
Ruben Raadsheer, Chief Technologist bij HP, herkent het probleem: “Als ik een Skype-gesprek of videoconferentie heb is het natuurlijk vrij lastig als ik onverstaanbaar ben. Mijn HP Elite-laptop heeft – heel handig – ingebouwde noise reduction, waardoor hinderlijke achtergrondgeluid automatisch worden weggefilterd.”
Doordat je stem helderder klinkt en je beter verstaanbaar bent, komen ook de stemcommando’s die je aan digitale assistent Cortana geeft beter door. Cortana is geïntegreerd in Windows 10 en helpt je met je agendaplanning en het dicteren van teksten. Ideaal! Niet meer tikken.
3. Zet een stoplicht op je bureau
Een ander probleem van de kantoortuin is dat je vaak wordt gestoord op het verkeerde moment. Zorg ervoor dat je duidelijke afspraken maakt over wanneer je wel of niet gestoord mag worden. Het liefst zo gedetailleerd mogelijk, met tijdslots en urgentie-levels.
Dat klinkt misschien belerend, maar de productiviteit schiet omhoog. Voor een speelse uitvoering kan je denken aan een stoplicht op ieder bureau dat aangeeft of de persoon wel of niet aanspreekbaar is.
In een Zwitsers onderzoek werd zo’n stoplicht gelinkt aan de computeractiviteit van de gebruiker. Wat bleek: het lampje zorgde ervoor dat het personeel voor de helft minder gestoord werd.
4. Maak het jezelf makkelijker
Raadsheer kan niet zonder externe schermen. “Als ik echt iets moet schrijven, dan wil ik twee grote schermen op hoge resolutie aan een monitorarm. Met een fatsoenlijk toetsenbord en muis eraan.”
Tegenwoordig hebben veel kantoren geen vaste plekken meer, maar flexplekken. Daardoor zijn externe beeldschermen op veel plekken verdwenen. Raadsheer is fan van de USB-C-dock van HP waarbij je via één USB-C-kabel alle randapparatuur aansluit. “Het maakt niet eens uit welk merk computer je hebt.”
Vind je het afstellen de meubels bij flexplekken maar een gedoe, dan heeft Raadsheer goed nieuws. Gepersonaliseerde flexbureaus zijn volgens hem de toekomst: “Als je dan je computer aansluit, weet het systeem direct op welke hoogte jij je bureau en stoel wilt hebben en in welke draaihoek de schermen moeten staan. Daar gaat het naartoe.”
5. Verplaats je prullenbak eens
Een werkplek moet motiveren om te bewegen. Een zit-sta-bureau zie je steeds vaker. Heb je niet de middelen om zo’n bureau aan te schaffen, dan kan je ook denken aan de Nederlandse uitvinding Upstaa. Een handig kliksysteem waarmee je gemakkelijk staand kan werken.
Wil jij je jezelf, je collega’s of je personeel motiveren om meer te bewegen? Dat kun je al voor elkaar krijgen met kleine veranderingen. Zo staat bij het kantoor van LinkedIn in Amsterdam de prullenbak bewust niet naast het bureau, maar op een klein stukje lopen. Zo pak je toch weer wat stappen.
6. Werk op een laptop
Een goede werkplek is een werkplek waar je niet de hele tijd bent. Visser: “Continu op hetzelfde plekje zitten is vervelend, daar gaat je brein niet harder van werken.” Zorg daarom voor fijne andere plekken op kantoor of in de buurt, zodat je kunt afwisselen in sfeer.
Raadsheer is dan wel fan van een opstelling met twee schermen en een goede muis, maar als hij gewoon een mailtje stuurt of notities maakt, werkt hij net zo lief aan alleen een laptop. “Dat is de reden dat de EliteBook een omklapbaar model is.” Deze convertible laptop is tegelijkertijd een tablet en een mediaspeler. “Je gebruikt de stand waar je op dat moment behoefte aan hebt.”
Idealiter kies je je werkplek bij het werk dat je die dag moet doen. Waar ben jij zo productief mogelijk?
Webinar ‘modern workplace’
Bekijk ook deze webinar over de modern workplace. Hierin vertellen Coen Nijkrake (Microsoft), Bart van de Wiele (Adobe) en Pieter Schouten (HP) hoe je flexibel werken faciliteert en beheert en welke tools daarvoor beschikbaar zijn. Ook leggen ze uit hoe je werknemers met een moderne werkplek nog productiever kunnen zijn, zelfs als ze regelmatig switchen tussen de verschillende devices en werkplekken, zoals in een moderne werkomgeving vaak gebeurt.
Dit is het zesde artikel in een reeks over Veilig werken. Deze reeks wordt mogelijk gemaakt door HP Nederland. Beveiliging en uitstekende samenwerking, waar je ook bent.
